1. Home
2. Blog
3. Hoe omgaan met privésituaties van collega's?

Hoe omgaan met privésituaties van collega's?

21/04/2020 - 10:37

Het leven is niet altijd even eenvoudig. Het is eenvoudig om te zeggen dat je je problemen bij de deur moet achterlaten. Veel uitdagingen uit het persoonlijke leven van werknemers sluipen ook in het professionele leven. Verhoogde psychologische en fysieke stress hebben ernstige gevolgen op hun prestaties en die van hun teams. Hoewel je, als bedrijfsleider, deze situaties niet kan voorkomen, kan je maatregelen invoeren om werknemers te helpen in tijden van persoonlijke nood.

Welke uitdagingen heeft je werknemer op persoonlijk vlak?

Werk en privé creëren spanning voor werknemers. Naast de gewoonlijke dagdagelijkse uitdagingen vormt de privé-invloed een bijkomende vorm van stress. Conflicterende werkroosters tussen partners, woon-werkverkeer en jongleren om de kinderopvang in evenwicht te houden.

Er zijn daarnaast grotere, vaak meer traumatische levensgebeurtenissen of belangrijke levensveranderingen:

• Veranderingen in de burgerlijke staat
• Wijzigingen in voogdijregelingen
• Verlies van een familielid
• Ziekte (voor de werknemer of een familielid)
• Mentale gezondheidsproblemen
• Een huis kopen of verkopen
• Financiële uitdagingen, waaronder faillissement
• Plots de zorg van een ouder/grootouder overnemen
• En ongevallen of rampen

Deze situaties veroorzaken fysieke, emotionele en gedragsproblemen. Hierdoor verslapt de aandacht van een medewerker. De stress beïnvloedt hun welzijn en mentale alertheid , waardoor ze minder aanwezig en productief zijn. Men verliest hierdoor motivatie en kampt met concentratieproblemen. Hoewel deze situaties persoonlijk van aard zijn, zijn ze van invloed op het werkleven van een werknemer en dat van hun team of werkgever. Hoe kan jouw bedrijf werknemers helpen en zo de negatieve gevolgen voor zowel de werknemer als het bedrijf voorkomen?

Hoe herken je een werknemer die worstelt?

Een medewerker die problemen heeft met het beheersen van persoonlijke problemen zal zijn gedrag en prestaties veranderen.

Zelfs topcollega’s kunnen in volgende situaties terechtkomen:

• Problemen veroorzaken
• Afgeleid en ongeconcentreerd zijn
• Fouten maken
• Deadlines missen
• Vaker en langer op de werkplek blijven
• Woede vertonen, een kortere lont hebben, uithalen naar collega's of klanten

Hoewel het gemakkelijk is om iets als een slechte dag aan te wijzen, zullen deze situaties tot voortdurende stressfactoren leiden en weken, tot zelfs maanden duren. De situatie schaadt het moreel van het team en klantrelaties, waardoor zelfvertrouwen en vertrouwen verloren gaan. De stress van één medewerker verstoort de werkplek en zal rimpeleffecten veroorzaken die van invloed zijn op het bedrijf.

We zijn zelden voorbereid op de uitdagingen die het leven biedt, ze komen spontaan. Hoe de werknemer en de werkgever met deze situaties omgaan, heeft een blijvende invloed op de werknemer in hun tijd van nood en op het bedrijf.

---

Hoe praat je met de werknemer over de situatie?

Iedereen gaat anders met stress om en afhankelijk van je relatie met de werknemer, kunnen ze zich al dan niet op hun gemak voelen om details over hun situatie met jou te delen. Werk aan het creëren van een positieve omgeving van vertrouwen en wederzijds respect waarmee werknemers hun uitdagingen openlijk met jou kunnen bespreken. Dit betekent dat jij of jouw directe manager of de medewerker toegankelijk en geïnteresseerd zijn in hun welzijn.

Als een werknemer niet openlijk zijn situatie deelt en zijn prestaties slecht zijn, moet zijn manager het probleem met de werknemer bespreken. Praat apart met ze en deel dat je een probleem hebt opgemerkt. Vraag of er iets is dat heeft geleid tot deze dip in prestaties. Dit biedt hen de kans om open te zijn over hun situatie.

Hoewel er situaties zijn waarin werknemers bepaalde informatie moeten vrijgeven - bijvoorbeeld als een werknemer langdurig verlof of medische accommodatie moet aanvragen - zijn er geen wetten die een werknemer verplichten om iets over zijn persoonlijke leven te delen. Laat de werknemer weten dat jij (en je leiderschapsteam) om hen geeft en graag samenwerkt om hun prestaties aan te pakken. Laat zien dat je er bent om hen te ondersteunen. Laat ze weten dat ze een gewaardeerd lid van het team zijn en vraag wat je kunt doen om te helpen.

Hoewel werknemers hun persoonlijk nieuws niet met jou of hun leidinggevende moeten delen, is de stressfactor een prestatieprobleem geworden als ze niet aan hun functie-eisen voldoen. Het is belangrijk dat alle werknemers verantwoordelijk worden gehouden voor hun prestaties.

“Hoe kan het bedrijf jou helpen?”

Als de werknemer zich niet kan concentreren of positief kan bijdragen, moet de situatie op een proactieve manier worden aangepakt, met respect voor zowel de behoeften van de werknemer als die van het bedrijf. Afhankelijk van de stressfactor, moet een werknemer soms zijn persoonlijke leven prioriteit geven boven zijn werkverplichtingen.

Vooruit denken en beleid en procedures vastleggen die mogelijke situaties aanpakken, voorkomen problemen.

Elke situatie vereist een andere oplossing:

Om een werknemer te helpen zijn persoonlijke situatie beter te beheren, kan een werkgever een hulpprogramma voor werknemers aanbieden dat vertrouwelijke ondersteuning, middelen en kanalen biedt.

Als een deel van de uitdaging de reguliere kantooruren zijn als gevolg van een wijziging in de regeling van de voogdij of een kwestie van kinderopvang, is het aanbieden van een flexibel werkschema mogelijks een oplossing. Hou er echter rekening mee dat wijzigingen voor iedereen van toepassing zijn.

• Als de reden het verlies van een familielid is, kan je naast steunbetuiging ook ondersteuning en rouwverlof aanbieden.
• Als er sprake is van een ongeval of een natuurramp, kan je de medewerker in contact brengen met beschikbare overheidssteun.
• Als een verandering in de gezondheid van de werknemer het probleem heeft veroorzaakt, kan een werknemer een werkgever vragen om hem een redelijke aanpassing te verlenen. Andere oplossingen kunnen verlof zijn en thuiswerk wanneer mogelijk.

Het belangrijkste rond de aangeboden oplossingen is dat elke medewerker hetzelfde moet worden behandeld.

Aan een medewerker kunnen geen accommodaties of oplossingen worden aangeboden die niet aan anderen worden aangeboden. Om dat evenwicht te behouden, is het belangrijk vooruit te denken en je voor te bereiden. Stel een beleid en procedures op om de situatie op een eerlijke manier aan te pakken, ongeacht de medewerker.

Houd ook rekening met privacy. Wat de werknemer met u deelt, moet privé worden gehouden en alleen worden gedeeld met degenen die dit mogelijk moeten weten, zoals HR of de directe leidinggevende van de werknemer. Het respecteren van de privacy van de medewerker en het aanmoedigen van anderen om hetzelfde te doen, draagt bij aan een positieve, vertrouwde werkomgeving. Het onderhouden van open communicatie, het proactief aanpakken van problemen en het definiëren van beschikbare middelen kan zowel werknemers als bedrijven helpen beschermen tegen extra stress wanneer privésituaties de werkplek beïnvloeden.

Tekst: Vic Verdonck